Politică de Confidențialitate & Cookie-uri

1. Identificarea operatorului de date

Operatorul de date responsabil pentru prelucrarea informațiilor dumneavoastră personale colectate prin intermediul site-ului web (www.arwen-olsen.ro) este:

• Societate: Arwen Olsen S.R.L.
• Număr de ordine în Registrul Comerțului: J40/12975/2016
• Cod Unic de Înregistrare (CUI): RO36607152
• Sediul social: Calea Dorobanți 135-145, bl. 10, sc. B2, et. 5, ap. 111, sector 1, București, România
• Contact Conformitate: [email protected] | +40 741 201 413

2. Categorii de date colectate

În funcție de modul în care interacționați cu platforma noastră și cu serviciile de expediții, colectăm și prelucrăm următoarele categorii de date:

a. Date furnizate direct de dumneavoastră

• Date de identificare și contact: Nume, prenume, adresa de e-mail profesională, numărul de telefon direct, funcția în companie.
• Informații despre companie: Denumirea persoanei juridice, codul de identificare fiscală (CUI/CIF), adresa sediului social, domeniul de activitate.
• Specificații de transport și marfă: Originea și destinația transportului, portul sau terminalul logistic, tipul mărfii, greutatea brută, volumul (CBM), codurile tarifare vamale (HS Code), precum și încadrări speciale (clasificări UN3480 baterii litiu, clase IMO/ADR mărfuri periculoase, transporturi agabaritice sau containere speciale).
• Comunicări: Mesaje, clarificări operaționale și cerințe speciale transmise prin formularele noastre de contact și cotație.

b. Date colectate automat în mod tehnic

• Date de telemetrie tehnică: Adresa IP, tipul și versiunea browserului, sistemul de operare, tipul dispozitivului, rezoluția ecranului și limba de afișare.
• Activitatea pe site: Pagini vizitate, durata sesiunilor, adresele URL de trimitere și modul de utilizare a calculatorului de transport sau instrumentului de urmărire marfă.

3. Scopurile colectării și prelucrării datelor

Datele cu caracter personal sunt utilizate exclusiv în următoarele scopuri legitime:

1. Ofertarea și prestarea serviciilor de expediții internaționale: Calcularea tarifelor de transport maritim, aerian, feroviar (Middle Corridor) și rutier; rezervarea spațiului pe nave, trenuri sau avioane cargo.
2. Asigurarea formalităților vamale: Întocmirea declarațiilor vamale de import/export în Portul Constanța și alte birouri vamale, precum și aplicarea reprezentării fiscale în Procedura Vamală 42.
3. Gestiunea relației cu clienții: Transmiterea actualizărilor de status privind containerele, emiterea documentelor de transport (Bill of Lading, AWB, CMR) și soluționarea cererilor de asistență.
4. Securitatea cibernetică: Protejarea platformei împotriva atacurilor informatice, a mesajelor de tip spam și a acțiunilor frauduloase.
5. Îndeplinirea obligațiilor legale: Respectarea reglementărilor vamale, a legislației fiscale și contabile aplicabile în România și Uniunea Europeană.

4. Temeiul legal pentru prelucrarea datelor (Art. 6 GDPR)

Orice operațiune de prelucrare efectuată de Arwen Olsen se fundamentează pe cel puțin unul dintre temeiurile juridice recunoscute de lege:

• Executarea unui contract sau măsuri precontractuale (Art. 6 alin. 1 lit. b): Necesare pentru furnizarea de cotații de preț solicitate de client și derularea contractelor de transport și expediție.
• Obligații legale (Art. 6 alin. 1 lit. c): Respectarea cerințelor vamale (Autoritatea Vamală Română), Codul Fiscal și normele de securitate a transporturilor.
• Interesul legitim (Art. 6 alin. 1 lit. f): Asigurarea funcționării sigure a site-ului, prevenirea abuzurilor și optimizarea serviciilor logistice.
• Consimțământul (Art. 6 alin. 1 lit. a): Acordat în mod expres pentru modulele analitice opționale sau pentru primirea de noutăți periodice.

5. Stocarea și securitatea datelor

Arwen Olsen implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate, incluzând criptare SSL/TLS a transmisiei de date, protocoale riguroase de acces intern și servere găzduite în centre de date securizate pe teritoriul Uniunii Europene.

Datele sunt păstrate doar atât timp cât este necesar:

• Cererile de ofertă și corespondența comercială: Păstrate pe durata relației de afaceri sau până la 2 ani de la ultima interacțiune.
• Contractele de expediție și documentele vamale/fiscale: Păstrate pe termenul legal impus de legislația națională (5 până la 10 ani pentru evidențe contabile și vamale).

6. Partajarea datelor cu terți

Datele dumneavoastră nu sunt vândute sau închiriate terților. Acestea pot fi transmise strict în baza principiului necesității către:

• Transportatori subcontractați, linii maritime (ocean carriers), companii aeriene cargo și comisionari vamali autorizați, strict pentru ducerea la îndeplinire a comenzii de transport.
• Autorități publice, birouri vamale și organe judiciare, exclusiv în limitele stabilite de lege.
• Furnizori de servicii IT (infrastructură de găzduire și servicii securizate de trimitere a e-mailurilor tranzacționale), care acționează conform Acordurilor de Prelucrare a Datelor (DPA).

7. Drepturile dumneavoastră conform GDPR

În calitate de persoană vizată, beneficiați de următoarele drepturi garantate de legislația europeană:

• Dreptul de acces: Puteți solicita o confirmare dacă vă prelucrăm datele și o copie a acestora.
• Dreptul la rectificare: Puteți solicita actualizarea sau corectarea datelor inexacte sau incomplete.
• Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”): Puteți cere ștergerea datelor în măsura în care nu există obligații legale care impun păstrarea lor.
• Dreptul la restricționarea prelucrării: Puteți solicita suspendarea temporară a prelucrării în anumite situații prevăzute de GDPR.
• Dreptul la portabilitatea datelor: Puteți primi datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și lizibil automat.
• Dreptul la opoziție: Vă puteți opune în orice moment prelucrării bazate pe interes legitim sau comunicărilor directe.
• Dreptul de a depune plângere: Aveți dreptul de a sesiza Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București, www.dataprotection.ro).

8. Utilizarea modulelor cookie și tehnologii de stocare

Site-ul nostru utilizează tehnologii minime de stocare pentru a asigura funcționalitatea și, opțional, analiza agregată a traficului:

• Module strict necesare: Stocare locală (localStorage) utilizată exclusiv pentru memorarea opțiunii de temă vizuală (Dark Mode / Light Mode) și reținerea opțiunilor dumneavoastră de consimțământ. Acestea nu colectează date de identificare și nu pot fi dezactivate.
• Module analitice (opționale): Măsoară în mod anonim și agregat navigarea, ajutându-ne să optimizăm viteza de încărcare și funcționarea calculatoarelor de transport. Sunt activate doar dacă ați selectat „Acceptă toate” în bannerul de consimțământ.

9. Modificări ale politicii & Solicitări

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această politică periodic pentru a reflecta cerințele legislative sau modificările operaționale. Orice actualizare devine aplicabilă de la data publicării pe această pagină.

Pentru exercitarea drepturilor GDPR sau pentru orice întrebări privind gestionarea datelor, vă rugăm să ne contactați la adresa: [email protected].